Budući da savremeno poslovanje postavlja sve više standarde, pre svega zbog veoma konkurentnog okruženja u većini industrija, kompanije i pojedinci stavljaju akcenat na sve faktore uspešnosti poslovnih poduhvata. Radni prostor u ovom kontekstu igra veoma bitnu ulogu, budući da je ovo osnovni uslov za dobar tok radnih procesa, njihova polazna tačka i činilac koji, ukoliko je zanemaren, može usporiti i razvoj i finalizaciju istih. Kako prirodno težimo ka pojednostavljivanju svih koraka ka poslovnom uspehu, u tekstu koji sledi smo izdvojili tri ključna koraka ka obrazovanju kancelarije koja će na najbolji mogući način služiti svojoj svrsi.
Prvi korak: Adekvatna opremljenost kancelarije
Prvi i osnovi uslov koji kancelariju čini faktorom koji ide u prilog uspešnom poslovanju je njena adekvatna opremljenost. Vrlo je važno da prilikom opremanja kancelarije imate u vidu sve korake radnog procesa i spram istih sastavite listu opreme koja je za njihovo sprovođenje potrebna. U osnovi, neophodan kancelarijski materijal predstavlja sva sredstva koja se koriste u toku rada i ukoliko pažljivo pristupite analizi toka vašeg poslovanja, imaćete jasnu sliku onoga što vaša kancelarija mora sadržati. Automatizacija poslovnih procesa u okviru većine poslovanja podrazumeva da je svakoj modernoj kancelariji potrebna podrška u vidu opremljenosti adekvatnom računarskom opremom i dobrom internet konekcijom, što jeste osnovno sredstvo za rad biznisa digitane ere. S druge strane, potrošni kancelarijski materijal je stavka čiji nedostatak može u velikoj meri zakomplikovati i usporiti finalizaciju procesa, počev od tonera i papira za štampanje, pa do klasičnog pribora za pisanje. Potrošni kancelarijski materijal bi trebalo skladištiti u količini koja je veća od pretpostavljene, ne bi li izostale stanke povodom čekanja obnavljanja zaliha. Tek nakon što napravite selekciju kancelarijske opreme spram načinjenog raščlanjivanja celokuopnog procesa rada, možete preći na sledeću fazu pripremanja kancelarije kao podrške neometanom i produktivnom poslovanju.
Drugi korak: Funkcionalnost radnog prostora
Nakon što ste načinili pregled neophodnih sredstava za rad, pređite na njihovo raspoređivanje u prostoru i prilagođavanje istog njihovoj lakšoj primeni. Imajući u vidu tok svih procesa i potrebe zaposlenih, učinite prostor funkcionalnim tako što ćete adekvatno rasporediti kancelarijski nameštaj u cilju postizanja što bolje efikasnosti. Prilikom odabira nameštaja, vodite se načelom minimalizma i praktične primene svih komada. Činjenica je da sama prostorija u kojoj se odvija rad ne mora nužno biti velika da bi bila funkcionalna, odnosno u kvadraturom skromnijem prostoru možete postići čak i bolju funkcionalnost zbog lakše dostupnosti svih njegovih elemenata. Udobnost je takođe vrlo važna stavka, što je usko vezi sa praktičnom primenom komada nameštaja koje birate, te vodite računa da stolice budu prilagođene stolovima, da podržavaju pravilan položaj tela, te i da radni prostor bude u skladu sa načinom primene sredstava za rad koje će na njemu biti raspoređene. Zalihe kancelarijskog materijala skladištite tako da budu lako dostupne, ali i da ne remete estetiku, koja igra značajnu ulogu kako pri fokusiranju zaposlenih na rad, tako i u održavanju dobrog imidža firme.
Treći korak: Uticaj estetskog faktora
Iako bi prilikom pripreme kancelarije za rad trebalo da se foksirate na dostupnost, praktičnost i udobnost, estetika prostora igra veliku ulogu. Činjenica je da jedno ne isključuje drugo i minimalistički pristup ne znači zamenarivanje uređenja prostora, šta više, predstavlja vid postizanja određene estetike. Prilikom uređenja kancelarije, fokusirajte se na dekorativne elemente koji će podsticati produktivnost i neće skretati pažnju zaposlenih sa radnih zadataka. Iz tog razloga izbegavajte glomazne i upadljive komade sa dekorativnom funkcijom, a određeni stil postižite implementiranjem boja, motivacionih poruka, zelenila i adekatnog osvetljenja. Prema teoriji koja govori o uticaju boja na produktivnost i njihovoj povezanosti sa psihologijom uopšte, žuta će podsticati mentalnu aktivnost i doprinositi naboju energije, plava i zelena umirivati, a narandžasta stimulisati i doprineti kreativnosti. Ukoliko na prikladno obojene zidove implementiirate motivacione poruke, prostor će odisati podsticajima i svakim svojim kutkom pozitivno uticati na efikasnost. Doprinesite izgledu kancelarije saksijskim biljkama, koje dvojako doprinose produktivnosti, kako kao dodatni izvor kiseonika, tako i kao umirujući estetski faktor. Adekvatno osvetljenje je možda i najvažniji činilac u kontekstu uređenja prostora, bez kojeg bi rad bio znatno otežan, te se potrudite da vaša kancelarija bude dobro osvetljena. Ukoliko ne raspolažete sa dovoljno izvora prirodne svetlosti, obezbedite zaposlenima veštačku svetlost koja će pre svega dolaziti odozgo, na taj način imitirajući prirodnu.
Kako kancelarija predstavlja jednu od osnova dobrog poslovanja, organizujte je i uredite tako što ćete sve njene elemente birati i implemetirati sa podrškom produktivnosti na umu. Učinite radni prostor parktičnim i podsticajnim, te ćete zasigurno postaviti dobru osnovu vašem poslovnom uspehu.